„Mindig dönteni a legnehezebb. A többi már csak kitartás dolga.” 
/Emelia Earhart, úttörő női pilóta / 

A huszonegyedik században már kis- és középvállalkozások sem létezhetnek különféle informatikai megoldások nélkül. Meglehet, kezdetben ez pusztán egy számlázó programot jelent, ám a fejlődéssel elengedhetetlenné válhat akár valamilyen vállalatirányítási rendszer bevezetése is. 

Cége növekedésével ugyanis megváltoznak annak igényei. Szükség lehet riporting szoftverre, üzleti intelligencia alkalmazásra, call center használatára, de a sales-es kollégák teljesítményének nyomon követésére, vagy a potenciális piaci lehetőségek kihasználására akár egy CRM-rendszerre is.

Hogyan válasszon cégvezetőként ERP-t és szállítót, ha még nincs ilyen rendszere? Hogyan cserélje le a meglévőt, ha nem elégedett a termékkel, vagy a szolgáltatóval? Hoztam Önnek egy módszert, amellyel megkönnyítem a dolgát! Mindjárt be is mutatom.

„Házi feladat” az új rendszer bevezetése előtt

Van egy többé-kevésbé általános tévhit, amit szeretnék eloszlatni. Az tudniillik, hogy a tulajdonos-cégvezetőnek elegendő egy rendszerről és egy szállítójáról döntenie. Ez ugyanis édeskevés.

Ha cégének nincsenek rendben az üzleti folyamatai, a legszuperebb szoftver sem ér fabatkát sem. Egy új alkalmazás nem fogja megoldani a problémákat, bevezetése pedig – kis túlzással – kínszenvedés lesz.

Íme, három lépés, amelyet okvetlenül meg kell tennie, mielőtt belefog a fejlesztésbe!

• Tisztázza a kompetenciákat!

Klasszikus probléma, hogy bizonyos feladatokat senki sem érez magáénak, így ezek gazdátlanul „lógnak a levegőben”. Ha nincs precízen meghatározva, hogy kinek mi a dolga, Ön kizárólag a munkavállalója lelkiismeretében bízhat – és ki is van annak szolgáltatva. Kerülje el ezt a helyzetet! Rögzítse írásban és világosan, hogy kollégái pontosan miért felelnek!

• Tegye átláthatóvá a folyamatokat!

A céges folyamatok kellő dokumentációja több okból fontos. Nemcsak abban segít, hogy mindenki tudja a dolgát a vállalkozásban, de alapja a munkaszerződéseknek, hasznos egy szervezeti átalakítás során, nélkülözhetetlen új munkaerő betanításakor. Alkalmazzon folyamatábrákat, ezek messze beszédesebbek egy többoldalas leiratnál!

• Rendezze az adatrögzítés nehézségeit!

Hány potenciális ügyfelet hívott fel a sales-es kolléga egy tetszőleges napon? Hogyan alakultak az eladások egy kérdéses időszakban? Mi a helyzet egy adott termék raktárkészletével? Ha egy-egy adat Önnek kulcsfontosságú, követelje meg, hogy alkalmazottai rögzítsék azt! Ha nem elégséges utasításba adnia a feladatot, akár kompenzációval is motiválhatja embereit.

A választás: szempontok és kérdések

Ha megérett Önben az elhatározás, hogy a szoftver- és szállító kiválasztás rögös útjára lép, számos tényezőn érdemes elgondolkodnia. Ugyanígy: találkozik majd nem kevés kihívással is, amelyet kezelnie kell. A bölcs vezetői magatartás – és én mindenkinek ezt ajánlom – hogy kérdések feltevésével és azok megválaszolásával alakítsa ki álláspontját.

A jövőbeli rendszerbevezetés folyamatával célszerű egyetlen felelőst megbíznia. Ennek a kulcsembernek a tudása döntő fontosságú a művelet sikeréhez. Van házon belül kellő projektvezetői tapasztalattal bíró alkalmazottja, vagy fel kell kutatnia, és szerződtetnie kell a megfelelő szakembert?

Lényeges, hogy nemcsak pontosan meg tudja fogalmazni igényeit az új szoftverrel kapcsolatban, de képes legyen ezen elvárások között fontossági sorrendet kialakítani. Mi az, amire feltétlenül szüksége van, és mi az, amitől elképzelhető, hogy el tud tekinteni?

Felkészült a lehetséges szoftverek és a szállítók rangsorolására, értékelésére? A helyes és tudatos választáshoz egységes kritériumrendszer szükségeltetik. Olyan, amelynek segítségével Ön eldöntheti, mely alkalmazás és szolgáltató optimális vállalata számára.

A vállalkozásában nap, mint nap keletkező rengeteg adatot „helyben” tárolná, vagy felhő alapon? Melyik jelent nagyobb biztonságot? Amennyiben utóbbit részesíti előnyben, kell-e attól tartania, hogy „fizikailag” nem cége telephelyén találhatók olyan információk, amelyek egy része akár üzleti titok is lehet? Hogyan viszonyul a hibrid megoldáshoz?

Körvonalazódott-e Önben, hogy mekkora büdzsét szán a rendszerre annak bevezetését követően? A kapott ajánlatok precízen megmondják, hogy mennyit fog fizetni a későbbiekben?

A szerződéskötésre kiszemelt szállító folyamatos elérhetőséget ígér? Mi történik, ha egy nem várt technikai probléma miatt az alkalmazás részlegesen vagy teljesen használhatatlanná válik? Meddig áll meg az élet a cégnél? Milyen gyorsan reagál partnere ilyen helyzetben?

Mire kell felkészülnie, mire számíthat, ha megszűnik a szerződése a szolgáltatóval? Hogyan fér hozzá az adataihoz? Hogyan tud másik rendszerre váltani? Szánjon erre is pár percet, megéri!

Egyedi igények: áldás vagy átok?

Amikor IT-megoldások kiválasztásáról beszélünk, szót kell ejtenünk az egyedi fejlesztési igényekről is. Tapasztalataim szerint ugyanis a cégvezetők döntéshozatalkor túlzott hangsúllyal veszik figyelembe, hogy mennyiben fedi le speciális igényeiket egy adott szoftver. Minél több ilyen kívánalomnak felel meg, annál elégedettebbek. Érthető? Igen. Csakhogy ez több okból is „aknás terület”.

A szállítók ugyanis – annak érdekében, hogy megszerezzék az üzletet, és tudva, hogy a támogatási időszak során újabb kérések fogalmazódnak majd meg vállalata oldalán – gyakran elvállalják az összes egyedi fejlesztési igényt, amelyet az ügyfél megfogalmaz, nem ritkán, különösen kedvező áron. Ezzel azonban „röghöz köthetik” Önt és cégét – ami pedig nem éppen kívánatos állapot. Sőt: ajánlott ezt elkerülni!

Tény az is, hogy a tulajdonosok hajlamosak olyan fejlesztéseket kérni, amelyek elsőre ugyan jó ötletnek tűnnek, ám a gyakorlatban legfeljebb egy- vagy néhány embernek könnyítik meg a munkáját, és közben ráfizetésesek, mert túl nagy ráfordítást igényelnek – pénzben vagy időben, vagy mindkettőben. Ráadásul minden egyedi fejlesztés csak tovább bonyolítja a szoftvert, amelyben így újabb és újabb problémák jelentkezhetnek. Mielőtt állást foglal ilyen kérdésben, feltétlenül gondolja át, megéri-e az innováció a pluszmunkát és a plusz kiadást!

Összegezve

Egy új szoftver vagy egy komplett vállalatirányítási rendszer bevezetésekor szükségszerű cége folyamatait több aspektusból is áttekinteni. Jól működő rendszere kizárólag akkor lesz, ha ezt elvégzi.

Döntő fontosságú az is, hogy az alkalmazás és a szolgáltató kiválasztás közben tegyen fel kérdések önmagának az újítással kapcsolatban és válaszolja is meg ezeket. Ne féljen a részletektől, sőt! Törekedjen a teljességre és az alaposságra – ezek az Ön legjobb barátai a szerződéskötés során!

Csökkentse a kockázatokat! Olyan szoftvert válasszon, amely bevált és széles körben használt az iparágban, amelyben vállalata tevékenykedik. Így nemcsak rendszert, de a legjobb iparági gyakorlatokat is megvásárolja. Szállító partnere legyen bőséges tapasztalattal rendelkező, ismert piaci szereplő. Ez a garancia arra, hogy Ön egyetlen pillanatra sem maradjon egyedül, ha „ég a ház”.

Mit vigyen magával ebből a bejegyzésből?

• új szoftver és szállító választás előtt cége folyamatait kell rendeznie
• mielőtt döntés hoz, tegyen fel magának kérdéseket és válaszolja is meg azokat
• az egyedi fejlesztések csábítóak, de érdemes kétszer is meggondolnia, ténylegesen megtérülnek-e
• ha sok helyen használt alkalmazás mellett dönt, megvásárolja a legjobb ipari gyakorlatok is
• a bőséges tapasztalattal rendelkező, ismert szállítókkal tudhatja cégét a legnagyobb biztonságban

[A szerző KKV-kra szakosodott IT szakértő, a Corvinus Egyetem Nemzetközi Projektmenedzsment posztgraduális képzésének egyik kifejlesztője, Stakeholder Menedzsment gyakorlatvezető.]