„Ha egy informatikai projekt elsőre sikerül, az egy nagyon kicsi és egyszerű projekt volt.”
/Cornelius Fitchner, projektmenedzsment szakértő/
A vállalatirányítási rendszerek alkalmazása ma már a kis- és középvállalkozói szektorban is elengedhetetlen. Miközben nem képzelhető el sikeres cég anélkül, hogy a szervezetben keletkező adatok mindenki számára elérhetőek legyenek, négyből egy esetben az ERP rendszerek bevezetése elbukik. Hogyan csinálja jól? Ez következik most.
A vállalatirányítási rendszerek bevezetése olyan, akár a házépítés: ha rosszak az alapok, vissza kell bontani, ami elkészült, az építtető pedig pénzt és időt veszít.
Ne essen ebbe a hibába: mielőtt bármit tenne, azonosítsa, milyen üzleti problémát szeretne megoldani ezzel – a cége életében stratégia jelentőségű – beruházással!
Három fázis
Az ERP rendszerek bevezetését három, jól elkülönülő időszakra célszerű osztani. Ezek a döntés előtti fázis, a felkészülés, valamint a bevezetés alatti és utáni időszak.
Mindnek vannak buktatói, de beavatkozási pontjai is, amelyeknél – kellő alapossággal és körültekintéssel – Ön biztosíthatja cége költséghatékony és sikeres fejlesztését.
Döntés előtt
Egy vállalatirányítási rendszer üzleti beruházás, kezelje ennek megfelelően!
Ha a sztenderd funkciókon túl teret adna egyedi fejlesztéseknek is, azzal elképesztően megnöveli a projekt kockázatát és a fenntartási költségeket. Mérlegelje, megéri-e vállalkozásának az éveken át elnyúló többletkiadás! Létezik továbbá egy nagyon hasznos, az ERP projektekre igaz bölcsesség, amit ugyanakkor sokan elfelejtenek, ezért itt újra megosztom Önnel is: szükséges szem előtt tartani, hogy ezeket a rendszereket – jó és kipróbált fejlesztő céget feltételezve – vállalkozások tízezrei használják ma sztenderd funkciókkal. Hüvelykujjszabályként azt javasoljuk, hogy a sztenderd funkciót csakis akkor cserélje fejlesztett verzióra, ha ez cége egyedi versenyelőnyének fenntartása szempontjából nélkülözhetetlen. A többi esetben ne engedjen a csábításnak vagy a kollégák szirénhangjainak.
Egy másik fontos szempont, hogy ne csupán azzal legyen tisztában, mit szeretne elérni, de azzal is, mire képes a cége! Egy ERP bevezetése vállalkozása egészét érinti: lehet, hogy szervezeti átalakításokat szükséges végrehajtania, indokolttá válhat állománya bővítése, és számolnia kell kollégái betanításával is.
Szeretne többet megtudni arról, hogyan építhet sikeresen vállalatot?
Iratkozzon fel és nyerjen hozzáférést minden vállalatépítési videóhoz, eszközhöz és szakmai háttéranyagokhoz!
A felkészülés
Senki sem szeretne két-három naponta egy-két órás leállásokat azért, mert „letérdelt” a vállalati informatikai rendszer. A zavartalan üzletmenet garanciája, ha kipróbált és ezer, meg ezer vállalkozásnál bevált vállalatirányítási rendszert választ – ezeknek ráadásul sok szállító vállalja a bevezetését és a támogatását egyaránt.
Ugyanakkor kizárólag megbízható szállítóban gondolkodjon! Partnere komolyságát bizonyítja, ha rábólint akár két-három előzetes referencialátogatásra is cégénél. És még egy jó tanács: mielőtt szerződnének, állapodjanak meg a bevezetést követő időszakról is!
Így nem marad magára a későbbiekben, és az sem fordulhat elő, hogy éppen a rendszer indulásakor – tehát, amikor már nincs lehetősége „fájdalommentes” partnercserére – kell megegyeznie az üzemeltetés feltételeiről!
Bevezetés közben és után
Ebben a fázisban kiemelt jelentőségű a projektvezető hozzáértése. Minthogy ő kontrollálja a rendszer bevezetését, ő a siker záloga, és az Ön legjobb barátja a folyamatban. A személye sorskérdés. Kiválasztásakor tilos kompromisszumot kötni!
Csak olyan projektvezetővel tárgyaljon, aki bőséggel rendelkezik – lehetőleg mértékadó, nemzetközi rendszerintegrátornál szerzett – tapasztalatokkal.
Óriási pirospont, ha az informatikai háttéren túl a jelölt üzleti-integrációs szemlélettel is bír. Az ilyen szakember képes az üzleti és az informatikai szempontokat közös nevezőre hozni, összeházasítani. Azt látom, hogy jelenleg ez a tudáshiány felel a leggyakrabban a többletkiadásokért és a csúszásokért.
Cégvezetőként az Ön felelőssége az is, hogy kollégái a lehető leghamarabb megkapják a rendszer napi használatához szükséges képzést, és teszteljék is munkahelyük új és központi elemét még azelőtt, hogy „élesben” dolgoznának vele.
Ha erről gondoskodik, önmagán segít: kollégái vagy akár a menedzsment tagjai – érezve fontosságukat – ténylegesen a magukénak érzik majd a digitalizációs szintlépést, ami pedig az Ön számára többszörösen megtérülő befektetés.
Mit vigyen magával ebből a bejegyzésből?
- a vállalatirányítási rendszerek bevezetésére tekintsen üzleti projektként
- az ERP-rendszer és szállítója kiválasztása alapos megfontolást igényel
- a folyamat sikere a projektvezetőn áll vagy bukik
- kezelje kiemelten kollégái felkészítését az új rendszer használatára
