Cégtulajdonosként tűz ki célokat magának, cégének vagy a vezetői csapatának? Képes ezeket a célokat összekötni a napi, heti, negyedéves teendőkkel és hétről hétre egy pontos képet alkotni arról, hogy éppen hol tart az adott célok felé vezető úton?
A legtöbb középvállalat – ha tűz is ki célokat – nem alkalmaz olyan hatékonyan követhető mérési rendszert, amely a tulajdonost és a vezetést egyaránt képben tartaná az adott időpontig elért – sőt, az ez alapján várható – eredményekről. Az értékesítés az egyik legfontosabb – és talán legjobban mérhető terület – ahol már a kiadott ajánlatok számából, átlagos értékéből és tapasztalai nyerési arányaiból idejekorán meg lehet mondani a következő hetek, hónapok várható árbevételét. Mégis sokan megvárják, amik a bevételek teljesülnek, miközben relatíve jó pontossággal a kiadott ajánlatok alapján értékelnék, hogy megfeleltek-e az elmúlt hetek értékesítési erőfeszítései a tulajdonosi elvárásoknak. Ilyen és ehhez hasonló, minden területre kiterjedő üzleti teljesíménymutatókat vezetünk be a Vállalatépítési Programban, hogy a cégvezetés képben legyen, elegendőek-e az elért részeredmények a kitűzött üzleti és pénzügyi célok eléréséhez.
Egy ilyen rendszer akkor egyszerű, ha a teljesítménymérést néhány jól felépített teljesítménymutatóba tömörítve oldjuk meg. Ezek a teljesítménymutatók vagy KPI-k (Key Performance Indicators) segítenek azonosítani a vállalat erősségeit és gyengeségeit, valamint irányítóként szolgálnak a célok eléréséhez vezető úton.
Mik pontosan a KPI-k?
Ezek a mutatószámok egyszerűbbé teszik a tulajdonos számára a vállalkozás működésének áttekintését, biztosítják a mérhetőséget, összefoglalva és érthetően prezentálva a komplexebb információkat. A jó hír tehát az, hogy ezek a teljesítménymutatók nem ördögtől való, bonyolult, nehezen átlátható adathalmazok vagy közgazdasági összefüggések labirintusa. A jól meghatározott mutatószámok pont az ellenkezőjét érik el – az érthető és könnyen értelmezhető információkat kommunikálnak. Ezek a mutatószámok különböző területeket fednek le, mint például az (I.) értékesítés, a (II.) pénzügy, a (III.) marketing vagy a (IV.) munkaerőteljesítmény.
A fő KPI-k a vállalkozások tevékenységi köre szerint változnak, és az értékelésük mindig a kitűzött célok szerint történik. Fontos a rugalmasság és az alkalmazkodás, hogy a leginkább releváns és hatékony KPI-kat válasszuk és használjuk a vállalat sikerességének támogatására.
Miért fontosak a KPI-k?
A 5 főnél nagyobb cégek vezetői számára a KPI-k megértése és alkalmazása abszolút létfontosságú ahhoz, hogy stabil alapokon álló, versenyképes vállalkozást építsenek. Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy a vezetés pontosan megérthesse, hogy a vállalkozás mennyire közelít a kitűzött célok eléréséhez, illetve milyen potenciális veszélyeknek van kitéve és azok mennyire akut veszélyek.
Hogyan segítik a KPI-k a delegálást a cégen belül?
Összességében a KPI-k nemcsak a teljesítményértékelésben segítenek, hanem hatékony eszközök a hatékony delegálásban. A döntés arról melyik KPI-k lesznek követve és ki értük a felelős ideális esetben megelőzik a fontos feladatok delegálását. A KPI-k a következő okokból segítik a delegálást:
- Következetes irány: KPI-k meghatározása segít egyértelmű célokat kitűzni minden területen.
- Mérhető teljesítmény: Ha a KPI-k jól vannak meghatározva, akkor könnyebb követni és mérni a teljesítményt. Ez lehetővé teszi, hogy a vezetők mérjék az általuk delegált feladatok eredményességét.
- Felelősség egyértelműsége: KPI-k használata a felelősség egyértelműségét eredményezi. Mindenki tudni fogja, hogy milyen mutatókat kell elérnie, és ezáltal tisztább lesz, hogy ki felelős miért.
- Motiváció és elkötelezettség: A KPI-k átláthatóságot biztosítanak a teljesítményről. Ha a munkatársak látják a saját és a csapat teljesítményét, az motivációt jelent a javulásra és a célok elérésére.
- Döntéshozatal támogatása: A KPI-k segítenek a döntéshozatalban. Ha az adott terület nem teljesíti a KPI-kat, az segíti a vezetőket abban, hogy módosítsák az irányt vagy a feladatokat, és újra delegálják a teendőket az elvárásoknak megfelelően.
Milyen KPI-k alkalmazhatók?
Cikkünkben bemutatjuk a leggyakrabban használt teljesítménymutatókat, melyeket 4 kategóriába soroltunk be:
I. Értékesítési teljesítménymutatók:
II. Pénzügyi teljesítménymutatók
III. Operatív teljesítménymutatók:
IV. Munkaerő teljesítménymutatók:
Cikksorozatunkban igyekszünk átfogó képet alkotni a teljesítménymutatókról. Jelen cikkünkben bemutatjuk azokat, amelyekről úgy gondoljuk 5-20 fő közötti vállalkozások számára a legrelevánsabbak. Szeretnénk kihangsúlyozni, hogy a hosszú menüről érdemes kiválasztani a legrelevánsabbakat, és azokat figyelmesen követni. Ha változik a cég helyzete, egyes mutatók figyelését el lehet hagyni, vagy kisebb gyakorisággal is elegendő lehet figyelni, és érdemes lehet új mutatókat bevezetni.
I. Értékesítési teljesítménymutatók
Az Értékesítési teljesítménymutatók arra fókuszálnak, hogy a vállalat értékesítése milyen hatékonysággal működik. Méretjük vele az eredményeket céges szinten, de értékelhetjük vele az egyes kollégák teljesítményét is külön-külön. Ezek a mutatók segítenek az értékesítési stratégiák finomhangolásában, a vevőkapcsolatok szélesítésében és a termékek árazásának megértésében is. Fontos ezeket folyamatosan nyomon követni, sőt, az értékesítők jutalmazási rendszerébe is érdemes lehet beépíteni ezeket a teljesítménymutatókat. Ezek a mutatók számos területet ölelnek fel, köztük:
a) Kiadott árajánlatok száma (db): Megmutatja, mennyi lehetőséget találunk és milyen aktívan közelítünk az ügyfelek felé.
b) Értékesítések/Megrendelések száma (db): Az ajánlatokból hány válik tényleges megrendeléssé, az értékesítés hatékonyságát mutatja.
c) Értékesítési konverziós arány (%): Az értékesítési lehetőségek közül hány válik tényleges vásárlássá, fontos a folyamat hatékonyságának megértéséhez, annak megértéséhez elég kiterjedtek-e a vevő kapcsolataink, illetve fontos információként szolgálhat az árazást illetően.
II. Pénzügyi teljesítménymutatók
A pénzügyi teljesítménymutatók: a vállalat pénzügyi stabilitását és teljesítményét vizsgálják. Talán ezekből van a legnagyobb választás. Ha a könyvelés átláthatóan van vezetve, számos fontos pénzügyi mutatót tudunk segítségével hatékonyan követni.
a) Jövedelmezőségi mutatók (%): Hozzájárulnak a vállalat jövedelmezőségének elemzéséhez.
• Bruttó fedezet vagy bruttó nyereségmérték: A bruttó nyereség és a bevétel aránya.
• Nettó fedezet vagy nettó nyereségmérték: A nettó nyereség és a bevétel aránya.
Egy pillantás alatt segítenek megérteni, hogy jó úton jár-e a cégünk a hatékonyság tekintetében. Nagysága iparágról-iparágra változó, így elsősorban nem is a konkrét százalékos értéke ad információt, hanem, az egyes időszakok közötti változások érdekesek számunkra. Ha mondjuk egyik évről a másikra 8%-ról 10%-ra emelkedik cégünk fedezete, akkor nagy valószínűség szerint jó úton járunk: vagy alacsonyabb költséggel sikerült ugyanazt a teljesítményt elérnünk, vagy piaci pozíciónk lehetővé tette a magasabb árrés alkalmazását és így nagyobb eredmény realizálását az értékesítésünk során. Ennek megfelelően a mutatóra hatással van a gyártási költségszintekért felelős kolléga, az árazásért felelős projekt menedzser, vagy éppen a bérek szintjét meghatározó vezető. Piaci pozicionálás, céghatékonyság vizsgálata érdekében érdekes a jövedelmezőségi mutatókat összehasonlítani a versenytársak mutatóival.
b) Bankszámla egyenleg (HUF): A főbb teljesítménymutatók legegyszerűbb képviselője, egyben a cégtulajdonosok kedvence. Mennyi elkölthető pénzünk van az időszak végén? A bank-számla egyenleg ismeretében a vezető döntést tud hozni lehetséges gép vásárlás, szállítók kifizetésével kapcsolatban. Ennél a mutatónál természetesen a minél magasabb bankszámla egyenleg elérése a kívánatos cél. Az előrehaladás egyszerűen mérhető: amennyiben egyik időszakról a másikra nő az egyenleg, jó irányba tartunk. A vezetőnek ugyanakkor széles tárháza van az eredmény befolyásolására: költségcsökkentés, szállítói kifizetések átütemezése és természetesen a bevétel növelése (esetleg előleg számla kiállítása). A mutató alakulása igazi csapatmunka eredménye, hiszen pl. függ az időszaki alapanyag rendelések nagyságától, a vevők felé történő kiszámlázás tempójától, a vevői kintlévőségek behajtásától valamint a szállítói számlák kifizetésének ütemezésétől. Ennél az egyszerű mutatónak akár a napi szintű ellenőrzése is megoldható, érdemes reggel a bankszámla egyenleg lekérdezésével indítani a napot!
c) Korosított vevő egyenleg (HUF): Kiterjedt vevői kapcsolatokkal rendelkező cég esetén fontos, hogy a nyomon tudjuk követni, hogy a kiszámlázott árbevételek valóban beérkezneke? Sokat segíthet, az átláthatóság biztosításában, ha a kintlévőségeket lejáratuk szerint csoportosítjuk. Így például lehetnek „még nem lejárt”, „15 napja lejárt”, „30 napja lejárt” és mondjuk „60 napon túli” kintlévőségek. A feladat, hogy ezeket a már kiszámlázott, de még nem beérkezett pénzeket valamilyen módon behajtsuk vevőinktől. Az elkövetkező időszakokban a lejárt vevői kategóriák alakulását követhetjük nyomon, a mutatószámot érdemes legalább havonta mérni. A magas vevőállomány likviditási nehézségeket okozhat cégünk életében, így nagyon fontos a folyamatos nyomon követés. A vevő egyenleg alakulásáért, a késések okának megértéséért a kereskedelmi terület a felelős. Amikor az értékesítők már kifogytak az eszközökből, behajtásra kerül sor a pénzügy és jogász bevonásával.
d) Korosított szállítói egyenleg (HUF): a kifizetetlen szállítói számlák állományát mutatja lejárat szerint csoportosítva. A vevő egyenleghez hasonlóan itt is lehet „még nem lejárt”, „15 napja lejárt”, „30 napja lejárt” és „60 napon túli” kategória. Átmeneti likviditási nehézségek esetén a lejárt szállítói állomány egyfajta extra, nagyon rövidtávú hitelfelvételként fogható fel, amit persze mindenképpen érdemes a beszállítói kapcsolatok törékenysége miatt mértékkel alkalmazni….és ha már alkalmazzuk, nagyon fontos a megfelelő, hiteles kommunikáció a beszállító felé a késés okáról és várható teljesítés idejéről! A mutató felelőse, a pénzügy mellett, a beszerzéssel foglalkozó munkatárs.
e) Termelési hatékonyság: Ez a mutató a vállalat gyártási vagy szolgáltatási folyamatainak hatékonyságát méri. Ide tartoznak a gyártási ciklusidők, az esetleges megszakítások vagy a termelési folyamatok átláthatósága valamint a kapacitás kihasználtság és a selejt költség
• Kapacitáskihasználtság (%): Gyártó cégek esetén fontos mutatószám: azt jelzi, hogy a termelés során a rendelkezésre álló erőforrások mennyire kihasználtak. Az erőforrások lehetnek tőkeigényes fejlesztések során megvásárolt gyártóeszközök és humán munkaerő is. Nem kérdés, hogy egy gyártó cégnek az a legköltségesebb / legrémisztőbb időszaka, amikor állnak, vagy rossz kihasználtsággal működnek az erőforrásai. A kapacitáskihasználtság százalékban kifejezve mutatja meg, hogy a lehetséges maximumhoz képest milyen leterheltséggel működik az üzem. A kapacitáskihasználtság értékének időbeli változása fontos információ az értékesítés, marketing (több megrendelésre van szükség), a HR (több, vagy kevesebb munkatársat kell alkalmazni/toborozni) és természetesen a termelőeszköz beruházások megkezdése során. A mutató felelőse a gyártás / műszakvezető kolléga, de a megrendelésállományon keresztül természetesen hatással van rá az értékesítési vezető is.
• Selejt költség (HUF), selejt %: Gyártó cégeknél ajánljuk, hogy minél előbb tegyék mérhetővé a selejt költségét. A selejt nem csak az elrontott termékek / munkadarabok alapanyag költségét tartalmazza, hanem magában foglalja az előállításukhoz szükséges munkaidőt is. A selejt értéke önmagában is fontos információt hordoz, de az árbevétel, vagy a termelési volumen arányában kimutatott százalékos értéke fontos KPI lehet. A selejt átlagos arányát ne felejtsük ki az árkalkulációból! Felelőse a gyártás / műszakvezető kolléga.
III. Munkaerő teljesítménymutatók
A Munkaerő teljesítménymutatók a munkavállalók teljesítményét és hatékonyságát mérlegelik. Ezek a mutatók számos területre fókuszálhatnak a munkaerőteljesítmény összes aspektusától kezdve a hatékonyságon át egészen a munkaerő megtartásáig. Ezek az adatok és mutatók lehetővé teszik a vezetés számára, hogy fejlessze a munkaerővel kapcsolatos folyamatokat, optimalizálja a munkafolyamatokat, és támogassa a dolgozók hatékonyabbá válását és elégedettségét. A mutatók nagy része szubjektív és rendszeres felméréseken, kérdőíveken vagy interjúkon keresztül történik.
Direkt és indirekt munkaerő aránya: főleg termelő/gyártó cégeknél határozzuk meg azt, hogy az egész cégben vagy az üzemben dolgozók mekkora aránya végez közvetlenül termelő munkát (a gyártás esetén például nem tartozik ide az anyagmozgatás, logisztika). Ez a mutató az egyik legkiélezettebb szektorból, az autóbiparból származik, ahol a hatékonyság bármely cég túlélésének záloga. Egy gyors próbászámolással azonosítsa, hogy hányan végeznek a gyártási területen effektív termelő munkát, és hány támogató ember költségét kell úgymond ezeknek a kollégáknak “kitermelni”. Kétségkívül ez egy egyszerű mutató, de nagyon jól ráirányítja a figyelmet arra, hogy hol érdemes a hatékonyságot javítani egy nyereségesebb költségstruktúra érdekében.
A heti munkaerőből termelő munkára fordított idő aránya: elsősorban olyan vállalatoknál vált népszerűvé ez a mutató, akik projekt alapon működnek és az egyes projektek árbevétele egy fix összeg. Nemrég dolgoztunk egy erdészeti vállalkozással, akiknek kulcsfontosságú volt, hogy az egyes favágási és tereprendezési munkákra a kollégák mennyi időt fordítottak. A cég így képes volt meghatározni, hogy az adott munkáért kapott árbevételtől pontosan mekkora ráfordításból oldották meg, sőt azt is ki tudta elemezni, hogy a tervezett költségektől való eltérés milyen okokból történt (pl. gépkiesés miatt plusz költségek, nehezebb terep).
Betegszabadságok (nap) és fluktuáció: Elsőre talán furcsa lehet, hogy a betegszabadság is lehet KPI, de a fluktuációs rátával (egy adott időszakban távozott munkatársak aránya a teljes foglalkoztatotti létszámhoz képest) együtt fontos, objektív mérőszáma lehet a cégben meglévő munkahelyi hangulatnak, stressz szintnek, fejlődési lehetőségnek, bérezési problémáknak. Természetesen a konkrét okok kiderítése több szakmai terület közös munkáját igényli. A magas fluktuáció, betegszabadság arány gyakran magas költségekkel jár, ezért fontos megérteni, hogy mennyire képes a vállalat megtartani az alkalmazottakat. A mutató alakulásáért az adott dolgozói csoport munkahelyi felettese, nagyobb cégek esetén a HR lehet.
Projekt követő riport – A plusz 1 hasznos eszköz projekt alapon működő cégek esetén
A projekt követő ugyan nem KPI, de projekt alapon működő cégek esetén kritikus nyilvántartásnak gondoljuk. Megmutatja, hogy a folyamatban lévő projektjeink megvalósítása során hogy állunk a tervezett (kalkulált) költségekhez és határidőkhöz képest. Az adatok összegyűjtése és rendszerezése a pénzügyi nyilvántartások átalakítását igényelheti, mivel a bevételeinket, a bejövő szállítói számlákat és a munkaidő ráfordításokat projektenként kell gyűjteni.
A riport elkészítése során szembe állítjuk bevételeinket a felmerült alapanyagköltséggel, alvállalkozói díjakkal, illetve a projekt kivitelezésére fordított munkaórák összes költségével, így projektenként láthatóvá válik az eredményesség, továbbá összehasonlíthatóvá válnak a kalkulált árbevételek és költségek is.
A riport rendszeres összeállításával kézben tarthatjuk a projektek költségeit, ellenőrizhetjük az árazásnál használt kalkulációnk helyességét, a projekt zárásakor pedig a riport eredményeként elkészül az utókalkuláció.
Végszó
A KPI-k hatékony alkalmazása átalakíthatja vállalatát, javítva a teljesítményt és elősegítve a kitűzött célok elérését. A 5 főnél nagyobb cégek vezetőinek ezek a mutatók lehetőséget adnak arra, hogy hatékonyabban irányítsák vállalkozásukat és fenntartsák versenyképességüket a piacon.
A megfelelő teljesítménymutatók kiválasztása és alkalmazása kulcsfontosságú a vállalat sikere szempontjából. Az eltérő típusú KPI-k segíthetnek a vállalatvezetőknek egyértelmű képet kapni a vállalkozásukról és hatékonyan irányítani azokat a területeket, ahol szükség van javításra vagy változtatásra. Az alapos és szakszerű KPI-k alkalmazása növelheti a vállalati hatékonyságot és növekedést a versenyképes piacon.
