Cégtulajdonosként tűz ki célokat magának, cégének vagy a vezetői csapatának? Képes ezeket a célokat összekötni a napi, heti, negyedéves teendőkkel és hétről hétre egy pontos képet alkotni arról, hogy éppen hol tart az adott célok felé vezető úton?
A legtöbb középvállalat – ha tűz is ki célokat – nem alkalmaz olyan hatékonyan követhető mérési rendszert, amely a tulajdonost és a vezetést egyaránt képben tartaná az adott időpontig elért – sőt, az ez alapján várható – eredményekről. Az értékesítés az egyik legfontosabb – és talán legjobban mérhető terület – ahol már a kiadott ajánlatok számából, átlagos értékéből és tapasztalai nyerési arányaiból idejekorán meg lehet mondani a következő hetek, hónapok várható árbevételét. Mégis sokan megvárják, amik a bevételek teljesülnek, miközben relatíve jó pontossággal a kiadott ajánlatok alapján értékelnék, hogy megfeleltek-e az elmúlt hetek értékesítési erőfeszítései a tulajdonosi elvárásoknak. Ilyen és ehhez hasonló, minden területre kiterjedő üzleti teljesíménymutatókat vezetünk be a Vállalatépítési Programban, hogy a cégvezetés képben legyen, elegendőek-e az elért részeredmények a kitűzött üzleti és pénzügyi célok eléréséhez.
Egy ilyen rendszer akkor egyszerű, ha a teljesítménymérést néhány jól felépített teljesítménymutatóba tömörítve oldjuk meg. Ezek a teljesítménymutatók vagy KPI-k (Key Performance Indicators) segítenek azonosítani a vállalat erősségeit és gyengeségeit, valamint irányítóként szolgálnak a célok eléréséhez vezető úton.
Ezek a mutatószámok egyszerűbbé teszik a tulajdonos számára a vállalkozás működésének áttekintését, biztosítják a mérhetőséget, összefoglalva és érthetően prezentálva a komplexebb információkat. A jó hír tehát az, hogy ezek a teljesítménymutatók nem ördögtől való, bonyolult, nehezen átlátható adathalmazok vagy közgazdasági összefüggések labirintusa. A jól meghatározott mutatószámok pont az ellenkezőjét érik el – az érthető és könnyen értelmezhető információkat kommunikálnak. Ezek a mutatószámok különböző területeket fednek le, mint például az (I.) értékesítés, a (II.) pénzügy, a (III.) marketing vagy a (IV.) munkaerőteljesítmény.
A fő KPI-k a vállalkozások tevékenységi köre szerint változnak, és az értékelésük mindig a kitűzött célok szerint történik. Fontos a rugalmasság és az alkalmazkodás, hogy a leginkább releváns és hatékony KPI-kat válasszuk és használjuk a vállalat sikerességének támogatására.
A 5 főnél nagyobb cégek vezetői számára a KPI-k megértése és alkalmazása abszolút létfontosságú ahhoz, hogy stabil alapokon álló, versenyképes vállalkozást építsenek. Ez a megközelítés lehetővé teszi, hogy a vezetés pontosan megérthesse, hogy a vállalkozás mennyire közelít a kitűzött célok eléréséhez, illetve milyen potenciális veszélyeknek van kitéve és azok mennyire akut veszélyek.
Összességében a KPI-k nemcsak a teljesítményértékelésben segítenek, hanem hatékony eszközök a hatékony delegálásban. A döntés arról melyik KPI-k lesznek követve és ki értük a felelős ideális esetben megelőzik a fontos feladatok delegálását. A KPI-k a következő okokból segítik a delegálást:
Cikkünkben bemutatjuk a leggyakrabban használt teljesítménymutatókat, melyeket 4 kategóriába soroltunk be:
I. Értékesítési teljesítménymutatók:
II. Pénzügyi teljesítménymutatók
III. Operatív teljesítménymutatók:
IV. Munkaerő teljesítménymutatók:
Cikksorozatunkban igyekszünk átfogó képet alkotni a teljesítménymutatókról. Jelen cikkünkben bemutatjuk azokat, amelyekről úgy gondoljuk 5-20 fő közötti vállalkozások számára a legrelevánsabbak. Szeretnénk kihangsúlyozni, hogy a hosszú menüről érdemes kiválasztani a legrelevánsabbakat, és azokat figyelmesen követni. Ha változik a cég helyzete, egyes mutatók figyelését el lehet hagyni, vagy kisebb gyakorisággal is elegendő lehet figyelni, és érdemes lehet új mutatókat bevezetni.
Az Értékesítési teljesítménymutatók arra fókuszálnak, hogy a vállalat értékesítése milyen hatékonysággal működik. Méretjük vele az eredményeket céges szinten, de értékelhetjük vele az egyes kollégák teljesítményét is külön-külön. Ezek a mutatók segítenek az értékesítési stratégiák finomhangolásában, a vevőkapcsolatok szélesítésében és a termékek árazásának megértésében is. Fontos ezeket folyamatosan nyomon követni, sőt, az értékesítők jutalmazási rendszerébe is érdemes lehet beépíteni ezeket a teljesítménymutatókat. Ezek a mutatók számos területet ölelnek fel, köztük:
a) Kiadott árajánlatok száma (db): Megmutatja, mennyi lehetőséget találunk és milyen aktívan közelítünk az ügyfelek felé.
b) Értékesítések/Megrendelések száma (db): Az ajánlatokból hány válik tényleges megrendeléssé, az értékesítés hatékonyságát mutatja.
c) Értékesítési konverziós arány (%): Az értékesítési lehetőségek közül hány válik tényleges vásárlássá, fontos a folyamat hatékonyságának megértéséhez, annak megértéséhez elég kiterjedtek-e a vevő kapcsolataink, illetve fontos információként szolgálhat az árazást illetően.
A pénzügyi teljesítménymutatók: a vállalat pénzügyi stabilitását és teljesítményét vizsgálják. Talán ezekből van a legnagyobb választás. Ha a könyvelés átláthatóan van vezetve, számos fontos pénzügyi mutatót tudunk segítségével hatékonyan követni.
a) Jövedelmezőségi mutatók (%): Hozzájárulnak a vállalat jövedelmezőségének elemzéséhez.
• Bruttó fedezet vagy bruttó nyereségmérték: A bruttó nyereség és a bevétel aránya.
• Nettó fedezet vagy nettó nyereségmérték: A nettó nyereség és a bevétel aránya.
Egy pillantás alatt segítenek megérteni, hogy jó úton jár-e a cégünk a hatékonyság tekintetében. Nagysága iparágról-iparágra változó, így elsősorban nem is a konkrét százalékos értéke ad információt, hanem, az egyes időszakok közötti változások érdekesek számunkra. Ha mondjuk egyik évről a másikra 8%-ról 10%-ra emelkedik cégünk fedezete, akkor nagy valószínűség szerint jó úton járunk: vagy alacsonyabb költséggel sikerült ugyanazt a teljesítményt elérnünk, vagy piaci pozíciónk lehetővé tette a magasabb árrés alkalmazását és így nagyobb eredmény realizálását az értékesítésünk során. Ennek megfelelően a mutatóra hatással van a gyártási költségszintekért felelős kolléga, az árazásért felelős projekt menedzser, vagy éppen a bérek szintjét meghatározó vezető. Piaci pozicionálás, céghatékonyság vizsgálata érdekében érdekes a jövedelmezőségi mutatókat összehasonlítani a versenytársak mutatóival.
b) Bankszámla egyenleg (HUF): A főbb teljesítménymutatók legegyszerűbb képviselője, egyben a cégtulajdonosok kedvence. Mennyi elkölthető pénzünk van az időszak végén? A bank-számla egyenleg ismeretében a vezető döntést tud hozni lehetséges gép vásárlás, szállítók kifizetésével kapcsolatban. Ennél a mutatónál természetesen a minél magasabb bankszámla egyenleg elérése a kívánatos cél. Az előrehaladás egyszerűen mérhető: amennyiben egyik időszakról a másikra nő az egyenleg, jó irányba tartunk. A vezetőnek ugyanakkor széles tárháza van az eredmény befolyásolására: költségcsökkentés, szállítói kifizetések átütemezése és természetesen a bevétel növelése (esetleg előleg számla kiállítása). A mutató alakulása igazi csapatmunka eredménye, hiszen pl. függ az időszaki alapanyag rendelések nagyságától, a vevők felé történő kiszámlázás tempójától, a vevői kintlévőségek behajtásától valamint a szállítói számlák kifizetésének ütemezésétől. Ennél az egyszerű mutatónak akár a napi szintű ellenőrzése is megoldható, érdemes reggel a bankszámla egyenleg lekérdezésével indítani a napot!
c) Korosított vevő egyenleg (HUF): Kiterjedt vevői kapcsolatokkal rendelkező cég esetén fontos, hogy a nyomon tudjuk követni, hogy a kiszámlázott árbevételek valóban beérkezneke? Sokat segíthet, az átláthatóság biztosításában, ha a kintlévőségeket lejáratuk szerint csoportosítjuk. Így például lehetnek „még nem lejárt”, „15 napja lejárt”, „30 napja lejárt” és mondjuk „60 napon túli” kintlévőségek. A feladat, hogy ezeket a már kiszámlázott, de még nem beérkezett pénzeket valamilyen módon behajtsuk vevőinktől. Az elkövetkező időszakokban a lejárt vevői kategóriák alakulását követhetjük nyomon, a mutatószámot érdemes legalább havonta mérni. A magas vevőállomány likviditási nehézségeket okozhat cégünk életében, így nagyon fontos a folyamatos nyomon követés. A vevő egyenleg alakulásáért, a késések okának megértéséért a kereskedelmi terület a felelős. Amikor az értékesítők már kifogytak az eszközökből, behajtásra kerül sor a pénzügy és jogász bevonásával.
d) Korosított szállítói egyenleg (HUF): a kifizetetlen szállítói számlák állományát mutatja lejárat szerint csoportosítva. A vevő egyenleghez hasonlóan itt is lehet „még nem lejárt”, „15 napja lejárt”, „30 napja lejárt” és „60 napon túli” kategória. Átmeneti likviditási nehézségek esetén a lejárt szállítói állomány egyfajta extra, nagyon rövidtávú hitelfelvételként fogható fel, amit persze mindenképpen érdemes a beszállítói kapcsolatok törékenysége miatt mértékkel alkalmazni….és ha már alkalmazzuk, nagyon fontos a megfelelő, hiteles kommunikáció a beszállító felé a késés okáról és várható teljesítés idejéről! A mutató felelőse, a pénzügy mellett, a beszerzéssel foglalkozó munkatárs.
e) Termelési hatékonyság: Ez a mutató a vállalat gyártási vagy szolgáltatási folyamatainak hatékonyságát méri. Ide tartoznak a gyártási ciklusidők, az esetleges megszakítások vagy a termelési folyamatok átláthatósága valamint a kapacitás kihasználtság és a selejt költség
• Kapacitáskihasználtság (%): Gyártó cégek esetén fontos mutatószám: azt jelzi, hogy a termelés során a rendelkezésre álló erőforrások mennyire kihasználtak. Az erőforrások lehetnek tőkeigényes fejlesztések során megvásárolt gyártóeszközök és humán munkaerő is. Nem kérdés, hogy egy gyártó cégnek az a legköltségesebb / legrémisztőbb időszaka, amikor állnak, vagy rossz kihasználtsággal működnek az erőforrásai. A kapacitáskihasználtság százalékban kifejezve mutatja meg, hogy a lehetséges maximumhoz képest milyen leterheltséggel működik az üzem. A kapacitáskihasználtság értékének időbeli változása fontos információ az értékesítés, marketing (több megrendelésre van szükség), a HR (több, vagy kevesebb munkatársat kell alkalmazni/toborozni) és természetesen a termelőeszköz beruházások megkezdése során. A mutató felelőse a gyártás / műszakvezető kolléga, de a megrendelésállományon keresztül természetesen hatással van rá az értékesítési vezető is.
• Selejt költség (HUF), selejt %: Gyártó cégeknél ajánljuk, hogy minél előbb tegyék mérhetővé a selejt költségét. A selejt nem csak az elrontott termékek / munkadarabok alapanyag költségét tartalmazza, hanem magában foglalja az előállításukhoz szükséges munkaidőt is. A selejt értéke önmagában is fontos információt hordoz, de az árbevétel, vagy a termelési volumen arányában kimutatott százalékos értéke fontos KPI lehet. A selejt átlagos arányát ne felejtsük ki az árkalkulációból! Felelőse a gyártás / műszakvezető kolléga.
A Munkaerő teljesítménymutatók a munkavállalók teljesítményét és hatékonyságát mérlegelik. Ezek a mutatók számos területre fókuszálhatnak a munkaerőteljesítmény összes aspektusától kezdve a hatékonyságon át egészen a munkaerő megtartásáig. Ezek az adatok és mutatók lehetővé teszik a vezetés számára, hogy fejlessze a munkaerővel kapcsolatos folyamatokat, optimalizálja a munkafolyamatokat, és támogassa a dolgozók hatékonyabbá válását és elégedettségét. A mutatók nagy része szubjektív és rendszeres felméréseken, kérdőíveken vagy interjúkon keresztül történik.
Direkt és indirekt munkaerő aránya: főleg termelő/gyártó cégeknél határozzuk meg azt, hogy az egész cégben vagy az üzemben dolgozók mekkora aránya végez közvetlenül termelő munkát (a gyártás esetén például nem tartozik ide az anyagmozgatás, logisztika). Ez a mutató az egyik legkiélezettebb szektorból, az autóbiparból származik, ahol a hatékonyság bármely cég túlélésének záloga. Egy gyors próbászámolással azonosítsa, hogy hányan végeznek a gyártási területen effektív termelő munkát, és hány támogató ember költségét kell úgymond ezeknek a kollégáknak “kitermelni”. Kétségkívül ez egy egyszerű mutató, de nagyon jól ráirányítja a figyelmet arra, hogy hol érdemes a hatékonyságot javítani egy nyereségesebb költségstruktúra érdekében.
A heti munkaerőből termelő munkára fordított idő aránya: elsősorban olyan vállalatoknál vált népszerűvé ez a mutató, akik projekt alapon működnek és az egyes projektek árbevétele egy fix összeg. Nemrég dolgoztunk egy erdészeti vállalkozással, akiknek kulcsfontosságú volt, hogy az egyes favágási és tereprendezési munkákra a kollégák mennyi időt fordítottak. A cég így képes volt meghatározni, hogy az adott munkáért kapott árbevételtől pontosan mekkora ráfordításból oldották meg, sőt azt is ki tudta elemezni, hogy a tervezett költségektől való eltérés milyen okokból történt (pl. gépkiesés miatt plusz költségek, nehezebb terep).
Betegszabadságok (nap) és fluktuáció: Elsőre talán furcsa lehet, hogy a betegszabadság is lehet KPI, de a fluktuációs rátával (egy adott időszakban távozott munkatársak aránya a teljes foglalkoztatotti létszámhoz képest) együtt fontos, objektív mérőszáma lehet a cégben meglévő munkahelyi hangulatnak, stressz szintnek, fejlődési lehetőségnek, bérezési problémáknak. Természetesen a konkrét okok kiderítése több szakmai terület közös munkáját igényli. A magas fluktuáció, betegszabadság arány gyakran magas költségekkel jár, ezért fontos megérteni, hogy mennyire képes a vállalat megtartani az alkalmazottakat. A mutató alakulásáért az adott dolgozói csoport munkahelyi felettese, nagyobb cégek esetén a HR lehet.
A projekt követő ugyan nem KPI, de projekt alapon működő cégek esetén kritikus nyilvántartásnak gondoljuk. Megmutatja, hogy a folyamatban lévő projektjeink megvalósítása során hogy állunk a tervezett (kalkulált) költségekhez és határidőkhöz képest. Az adatok összegyűjtése és rendszerezése a pénzügyi nyilvántartások átalakítását igényelheti, mivel a bevételeinket, a bejövő szállítói számlákat és a munkaidő ráfordításokat projektenként kell gyűjteni.
A riport elkészítése során szembe állítjuk bevételeinket a felmerült alapanyagköltséggel, alvállalkozói díjakkal, illetve a projekt kivitelezésére fordított munkaórák összes költségével, így projektenként láthatóvá válik az eredményesség, továbbá összehasonlíthatóvá válnak a kalkulált árbevételek és költségek is.
A riport rendszeres összeállításával kézben tarthatjuk a projektek költségeit, ellenőrizhetjük az árazásnál használt kalkulációnk helyességét, a projekt zárásakor pedig a riport eredményeként elkészül az utókalkuláció.
A KPI-k hatékony alkalmazása átalakíthatja vállalatát, javítva a teljesítményt és elősegítve a kitűzött célok elérését. A 5 főnél nagyobb cégek vezetőinek ezek a mutatók lehetőséget adnak arra, hogy hatékonyabban irányítsák vállalkozásukat és fenntartsák versenyképességüket a piacon.
A megfelelő teljesítménymutatók kiválasztása és alkalmazása kulcsfontosságú a vállalat sikere szempontjából. Az eltérő típusú KPI-k segíthetnek a vállalatvezetőknek egyértelmű képet kapni a vállalkozásukról és hatékonyan irányítani azokat a területeket, ahol szükség van javításra vagy változtatásra. Az alapos és szakszerű KPI-k alkalmazása növelheti a vállalati hatékonyságot és növekedést a versenyképes piacon.
Cégtulajdonos vagy. Sokszor egyedül küzdesz. Ez nem sors, hanem döntés kérdése. A cikkben megmutatom, hogy támogathat egy cégvezető és mi az az 4 legfontosabb szempont, amivel elkerülheted a felesleges buktatókat.
Van, hogy csak egy apróság hiányzik ahhoz, hogy a cégeddel szintet lépj. És az is előfordul, hogy a napnál világosabb, hogy mit kell tenni. De az biztos, hogy amíg nem szabadítasz fel időt magadnak, képtelen leszel egyről kettőre lépni. Ehhez pedig jól működő csapat kell, akik felelősséget is átvesznek tőled.
Egy kis- és középvállalkozás vezetése nem könnyű feladat. Még ha sikerül is tulajdonosként delegálnod a feladatokat kollégáknak vagy beszállítóknak, végső soron gyakran rajtad múlik, hogy minden zökkenőmentesen működjön. És amikor problémák merülnek fel, sokszor te vagy az egyetlen, aki valóban képes kezelni azokat.
Hamarosan eléhetővé tesszük a legközelebbi szemináriumunk helyét és idejét. Kérj értesíts, hogy ne elsőként értesülhess.
