Hogyan tartsd kézben a céged teljesítményét?

Vállalkozóként biztosan vannak növekedési, stabilitási vagy pénzügyi céljaid. De tudod pontosan, hogy hol tartasz e célok tükrében? Ha csak az éves beszámoló vagy a havi bevételi adatok alapján tájékozódsz, könnyen lemaradsz a fontos jelekről. Itt jönnek képbe a teljesítménymutatók (sokszor KPI-nek rövidítve, ami az angol Key Performance Indicator szóösszetételből származik), amelyek révén időben látod, hogy jó úton jársz-e. 

Miért érdemes teljesítménymutatókat használnod? 

A teljesítménymutatók egyszerű, mérhető számok, amelyek megmutatják, hogyan teljesít a vállalkozásod. Általuk gyorsan és egyértelműen látod, hogy az elért eredmények összhangban vannak-e a terveiddel. Nem kell minden adatot figyelned, csak a legfontosabbakat – azokat, amelyek valóban hatással vannak a céged sikerére. 

Milyen teljesítménymutatókat érdemes követned? 

A legfontosabb területek: 

• Értékesítés: Mennyi ajánlatot adtál ki, mennyi megrendelés érkezett be, és milyen az árajánlatok nyerési aránya? Ugyanezen logika mentén azt is meg tudod mondani, hogy ha az értékesítőid minden héten teljesítik a szükséges 30-60-120 látogatást, akkor ebből jó eséllyel elegendő üzlet lesz. Azt tapasztalatom, hogy a legtöbb probléma abból származik, ha az alapvető célok nem teljesülnek. Ha ezeket az adatokat ismered, előre meg tudod mondani, hogy nagyjából mennyi bevételre számítasz és nem kell, hogy megvárd a következő hónap 20-át, hogy ezt kimutassa a könyvelőd. 

• Pénzügyek: A bankszámlaegyenleg, az ügyfélre vagy termékre eső árrés vagy a kintlévőségek figyelése nélkülözhetetlen a stabil működéshez. Javaslom, hogy legalább egyszer készíts egy olyan elemzést, ahol vevőnként kimutatod, hogy mennyi az ügyfélre eső profitrátád – szerintem meg fogsz lepődni. Főleg akkor, ha még azt is figyelembe veszed, hogy milyen nehéz vagy könnyű az adott ügyfelet kiszolgálni. Komoly esélye van, hogy a profit egy részét, amit a jobb ügyfeleken „megtermelsz”, csökkentik az alacsony árrésen teljesítő, nehezen vagy túlságosan elaprózottan, kis megrendelésekkel működő ügyfelek.  

• Munkavállalói teljesítmény: Mennyire hatékony a csapatod? Ha például a kollégáid projekteken dolgoznak, tudod-e hogy melyik projektre mennyi időt fordítottak? Vagy azt, hogy a heti 40 órás munkakeretükből hány órát töltöttek olyan munkákkal, amik a cégednek profitot termeltek és hány órát olyan feladatokon, amik költségként jelentkeznek (pl. állásidő, egyéb belső feladatok). Egyértelmű teljesítménymutatók segítenek abban, hogy időben észrevedd, ha egy területen gond van, és még azelőtt közbelépj, mielőtt nagyobb lesz a probléma. 

Hogyan kezdj bele? 

Fogadd el előre, hogy ez egy többkörös menet! Válassz ki néhány kulcsfontosságú mutatót, és kezdd el rendszeresen figyelni őket. Ha egy teljesítménymutató nem ad hasznos információt, cseréld le egy másikra. Az a lényeg, hogy folyamatosan képben legyél, és időben tudj döntéseket hozni. A tapasztalatom, hogy egy ilyen rendszer nagyjából 6-9 hónap alatt áll be, és közben a mutatók egy része finomodik, cserélődik. Minél előbb belevágsz, annál előbb ragadod meg a kontrollt, amire nagy szükséged lesz, ha idővel nem akarsz mindenben operatívan részt venni.