Hogyan pihenj cégtulajdonosként nyaralás alatt – de tényleg

Egy kis- és középvállalkozás vezetése nem könnyű feladat. Még ha sikerül is tulajdonosként delegálnod a feladatokat kollégáknak vagy beszállítóknak, végső soron gyakran rajtad múlik, hogy minden zökkenőmentesen működjön. És amikor problémák merülnek fel, sokszor te vagy az egyetlen, aki valóban képes kezelni azokat.

Nem csoda hát, hogy sok tulajdonos nehezen tud távol maradni az irodától. Egy idei amerikai felmérés szerint például a kisvállalkozók döntő többsége valamilyen formában dolgozik, amikor szabadságon van. Legyen szó e-mailek átnézéséről, fontos hívások fogadásáról vagy adminisztratív feladatok elvégzéséről, csupán 15 százalékuk tud teljesen elszakadni a munkától.

Az én megbízóim közül van, aki telefont sem visz magával, ha szabadságra megy. De ez a ritkább eset. Van, aki mindennap fél-egy órát tölt az e-mailek megválaszolásával. És van, aki ha hívják telefonon, felveszi, ha vakációzik, ha nem. Valódi mentális szünet nélkül azonban könnyen előfordulhat, hogy legalább olyan kimerülten jövünk vissza a nyaralásból, ahogy elmentünk.

Ha azért mész szabadságra, mert tényleg pihenni szeretnél (ezzel én biztosan így vagyok), akkor ennek a feltételeit meg kell teremteni. Íme, öt tip, hogyan teheted ezt meg cégtulajdonosként.

1. Delegálni, delegálni, delegálni

Ha még nem tetted önjáróvá a vállalkozásod, nagy valószínűséggel egyszerre több szerepben is helytállsz. Lehet, hogy nem csupán ügyvezető vagy, hanem értékesítési és gazdasági vezető is egyben (találkoztam már olyan céggel, ahol az tulajdonos öt különböző feladatkört is ellátott). Minél több szerepet töltesz be, annál valószínűbb, hogy ügyfeleid és kollégáid meg fognak találni különböző kérdésekkel – hiszen nemcsak a cég vezetője, hanem az adott területek felelőse is te vagy. Gondold át a vállalkozásod szervezeti struktúráját, legalább a vezetői szinten. Ha első lépésben mindent nem is, de néhány értékesítési, gazdasági vagy egyéb feladatot nyugodtan átadhatsz a kollégáknak, legalább a szabadságod idejére.

2. Jelölj ki helyettest

A helyettesítő nem azért van, hogy téged helyettesítsen, hiszen ha így lenne, már rég ő foglalkozna mindennel, amit te nem tudsz vagy nem akarsz csinálni. Ez sok cégtulajdonos álma, de egy ilyen modellre átállni nem éppen egy szabadság előtti kipipálandó feladat. A helyettes fő feladata, hogy megszűrje azokat a megkereséseket, amelyek közvetlenül hozzád érkeznének. Ha elvárod tőle, sok mindent meg tud válaszolni – a kollégák segítségével még többet –, és idővel egyre jobbak lesztek abban, hogy meghatározzátok, mikor kell téged bevonni. Gondolj bele, mennyivel jobb úgy szabadságra menni, hogy a korábbi megkereséseknek csak töredékét kapod, és azt is egyetlen embertől!

3. Szólj az ügyfeleidnek, ha szabadságra mész

Tapasztalatom szerint legtöbbjük megértő, és ha nincs sürgős probléma, szívesen megvárnak vagy megelégszenek a kollégáiddal. Fontos azonban, hogy időben tájékoztasd az ügyfeleket a tervezett nyaralásodról, és arról, ki tudja a távolléted alatt kezelni az esetlegesen felmerülő kérdéseket.

4. Készülj forgatókönyvvel

Írj fel minden kérdést, amit az ügyfeleid tőled kérdeznek 2-4 héten át (ha több kollégád is fogad hívásokat, vond be őket is). Ezután kategorizáljátok a kérdéseket az alapján, hogy hányszor ismétlődnek, mennyire bonyolultak, és adható-e rájuk „dobozolt” válasz (az utóbbiak aránya valószínűleg nagyobb lesz, mint gondolnád). Vizsgáljátok át egyenként a kérdéseket, és válasszátok ki azokat, amelyekre a válaszok egy kaptafára készültek. Ezek alkotják a te személyes hatékonysági tartalékod. Pontosan fogalmazzátok meg ezekre a válaszokat, majd készítsetek ebből forgatókönyvet a kollégákkal.

5. Amit lehet, ütemezz be előre

Nem szerencsés éppen egy futó értékesítési vagy marketingkampány közepén szabadságra menni. Ezt elkerülheted, ha már az év elején beídőzíted a legfontosabb tevékenységeidet. Ez nemcsak az értékesítésre és marketingre vonatkozhat, hanem például egy új gyártósor beüzemelésére vagy egy második műszak indítására is. Tapasztalatom szerint sokan nem fordítanak kellő figyelmet erre, és könnyen elcsúszhatnak olyan részfeladatok határidejével, amelyek végül a szabadságuk idejére tolódnak, így egy fontosabb projekt – és persze a jól megérdemelt kikapcsolódás – kárára mehetnek.