„Minden nap felteszem magamnak a kérdést: „Vajon a legfontosabb dologgal foglalkozom, amivel csak lehetséges?” Ha a válasz nem, akkor kizárt, hogy jól érezzem magam a bőrömben.” 
/Mark Zuckerberg, a Facebook atyja, amerikai üzletember/ 

Cikksorozatunk első részében azt fejtettük ki, milyen akadályokkal kell szembenéznie azoknak a cégvezetőknek, akik szakítanának a túlterheltségüket konzerváló kézi irányításos vezetői gyakorlattal, és ismét növekedési pályára állítanák vállalkozásukat. Mivel egyes hatáskörök átadása ennek elengedhetetlen része, ezért ebben az írásunkban ehhez adunk praktikus iránymutatást és egy remek segédeszközt, amely már számos cégtulajdonost segített az átadandó feladatok azonosításában. 

Az első lépés a sikeres delegálás felé vezető úton sosem a felelősségek és a feladatok átruházása, de még csak nem is a kontrollok kialakítása. Van ugyanis egy kulcsfontosságú mozzanat, amely ezt megelőzi.  

A cégvezetőnek pontos képet kell alkotnia arról, mely teendőit lehetséges, illetve melyeket célszerű átadnia egy kollégájának ahhoz, hogy saját túlterheltségén változtasson.  

Egyszerűen hangzik, ugyanakkor alázatot és következetességet igénylő folyamat ez. És – persze – ennek is megvannak a buktatói. 

„A régi szokások nehezen változnak” 

Számos ügyfelem távozott már az irodámból azzal, hogy minden világos, holnaptól átadja egy eddig hozzá tartozó terület vezetését egy munkatársának. Ám a legtöbben – mintha csak a fenti, angolszász közmondást igazságát szeretnék bizonyítani – kudarcot vallottak. Hogy miért?  

A fiaskó fő oka az volt, hogy a cégüknél sosem írták le feketén-fehéren, hogy pontosan milyen tennivalókat foglal magába az adott terület vezetése. Sok esetben nem volt egyértelmű az sem, egyáltalán meddig terjed egyik részleg illetékessége, és hol kezdődik a másiké.  

Ráadásul egyetlen kijelentés távolról sem vonja magával sem a vezető, sem a kollégái működésének azonnali megváltozását. A kollégák holnap jó eséllyel ugyanúgy bevonják a vállalkozót minden olyan döntésbe és feladatba, amelybe korábban tették. Így vissza is érünk a kiindulási ponthoz – a legkisebb változás nélkül.  

Ha nem így, akkor hogyan? 

Ahogy említettük, a sikeres hatáskör átadás kiindulópontja annak precíz meghatározása, hogy mely feladatokat lehet és javasolt delegálnia céljai eléréséhez. Ehhez nélkülözhetetlen, hogy alaposan feltérképezze, mivel megy el az ideje.  

Meglepve olvassa e sorokat, hiszen pontosan tudja, hogy mivel kell, és mivel nem kell foglalkoznia? Nos, ez igen gyakori reakció a tulajdonos-cégvezetők részéről, ám sajnos csak a legritkább esetben van tényleg így. Hátborzongatóan sokan élnek ugyanis teljes tévedésben azzal kapcsolatban, hogy egy vállalkozás irányítójaként mi az ő dolguk, és mi nem az. 

Annak érdekében, hogy ne fussunk felesleges köröket olyan válaszokkal, amelyek valójában nem járulnak hozzá a növekedési korlátot jelentő vezetői beidegződések felszámolásához, a vállalatépítési folyamatok során egy rendkívül eredményközpontú eljárást hívunk segítségül. Még mielőtt valami extrémen bonyolult dologra gondol, bemutatom és meg is tanítom Önnek ezt a nagyon is logikus technikát nagy vonalakban!  

A „kéthetes” módszer

A sikeres delegálás érdekében sorsdöntő jelentőségű, hogy feladatait aprólékosan feltérképezzük. Ezért egy két hetes időszakra vonatkozóan minden teendőjét rögzítjük egy táblázatban. 

Bekerül, hogy pontosan mikor, mire, és mennyi időt fordított – félórás bontásban. Ott lesz minden szállítói egyeztetés, vevőtalálkozó, belső vezetői megbeszélés, utazás, munkaebéd, stb.  

A rögzítéssel egy időben – vagy röviddel azt követően – pedig a tennivalóit három kategóriába soroljuk be. Nézzük, melyek ezek! 

„Az én dolgom, és jó vagyok benne” 

Ebbe a csoportba tartoznak azon feladatai, amelyek hatékony tulajdonosi irányítás esetén két-három éves időtávon is az Ön hatáskörében maradnak, és amelyekről úgy tartja: átlagon felül teljesít bennük.  

„Az én dolgom, és közepesen jó, vagy gyenge vagyok benne” 

Ide soroljuk azon teendőit, amelyeket a napi rutin szerint Ön végez, de egy kollégája – meglévő, vagy jövőbéli, ennek most nincs jelentősége – akár eredményesebben is el tudna látni. Ez a kategória ölel fel mindent, amely vagy a tapasztalatához, vagy a karakteréhez nem áll közel, ám a cég alapításakor – egyéb lehetőség híján – Önre hárult, és így kisebb-nagyobb jártasságot szerzett az adott területen.   

„Nem az én dolgom” 

Azon tennivalók halmaza, amelyek valahogy a nyakán maradtak, holott Ön is egyértelműen látja, hogy másnak kellene velük foglalkoznia. Ismerek olyan cégtulajdonost, aki maga nézi át a cég központi e-mail címére érkezett leveleket, vagy írja meg és küldi ki a céges rendezvények meghívóit. Csakhogy a sok-sok tízperces feladat már egy kéthetes időszak alatt is órákká duzzad. Olyan órákká, amelyeket cégvezetőként stratégiai kérdésekre is fordíthatna… 

Két hét után

Nem hangsúlyozhatom eléggé: a módszer csak abban az esetben működik, ha nem keres kerülőutas megoldást, hanem minden nap végén – vagy amikor Önnek a legmegfelelőbb, célszerű egy időpontot rendszeresítenie erre – leül a táblázat elé, és átgondoltan, következetesen és kitartóan vezeti azt. 

A két hetes időszak végén nincs más dolga, mint összesíteni, hogy az egyes kategóriákba eső feladatokra mennyi időt fordított. Látva az eredményt már felelősen dönthet arról, hogy egészen konkrétan mely hatásköreit delegálja, és melyeket nem. És most már elkezdheti az egyes munkakörökhöz kapcsolódó felelősségi köröket is ezzel a szemmel módosítani.  

Ne feledje: az időbeosztását csak Ön tudja megváltoztatni! Erre senki másnak nincs felhatalmazása. A kollégái dolga pedig az, hogy ehhez a napirendhez – azaz a cégvezetőhöz – igazodjanak. 

Mit vigyen magával ebből a bejegyzésből? 

• a cégvezető túlterheltsége eltéríti a vállalkozást a korábbi, növekedési pályájáról
• a sikeres delegáláshoz szükséges pontosan meghatározni, mely hatásköreit lehet és célszerű átadnia 
• ez csak és kizárólag feladatai kellő alaposságú feltérképezésével elképzelhető, más út nincs
• a kéthetes módszer: következetesen tartsa nyilván és sorolja három kategóriába teendőit