„Az élet túl rövid ahhoz, hogy ne tanuljunk mások hibáiból és mindet magunk kövessük el.”

/ismeretlen/ 

Az új év első hetei minden vállalatnál tervezéssel telnek. Cégvezetőként úgy teheti a folyamatot még hasznosabbá, ha visszatekint az egy esztendővel korábbi céljaira, és értékeli, teljesültek-e azok. Jó pár éve támogatom partnereimet évindító workshopokkal a siker érdekében. Most Önnek segítek, hogyan fejlessze saját és menedzsment csapata tervezési képességeit. 

Meglehet, hogy Ön olyan tulajdonos, akinek még a reggeli kávé előtt támad két tucat ötlete, hogy újabb üzleti lehetőségeket aknázzon ki cégével a következő időszakban. Ha így van, szuper! 

De, még, ha lubickol is az előremutató elképzelésekben, ne gondolja, hogy céljai elérésének visszamérése elpazarolt idő! Egyáltalán nem az! Sőt: ez a tevékenység a tényleges fejlődés nagyon is fontos fokmérője!  

Az eljárás csak látszólag szól vállalkozása múltjáról. Valójában cége jövőjét építi. 

Ember tervez – de miért is?

A tervezés a mi vállalatépítési szakmai hitvallásunk szerint a legnagyobb valószínűséggel elérhető, vágyott jövőbeli célállapothoz vezető út meghatározása. Elképzeljük az áhított célt, és minél kiszámíthatóbbá tesszük a cselekvéssort, amely odavisz.  

Ráadásul: ha tervei átgondoltak – nem pedig puszta „kívánságlistát” rak össze csapatával – Ön foglalkozhat üzletfejlesztési és stratégiai feladataival. Ahelyett, hogy azon aggódna, kollégái pontosan tudják-e, milyen úton kell haladniuk, és ezen az úton milyen mérhető célokat kell elérniük. 

De most nézzük, milyen tanulságokkal szolgált a tavalyi esztendő az évindító workshopjaim résztvevői számára! Tipikus példák következnek. 

Határozza meg pontosabban a céljait!

A célok nem kellően részletes megfogalmazása volt a leggyakrabban említett tanulási pont.  

Járt már abban a cipőben, hogy felvázolt munkatársaival egy megoldást, amelyet meg is valósított, de a probléma mégsem rendeződött? Hiszi vagy sem, a vállalkozásokban minden negyedik-ötödik esetben csupán „tüneteket kezelnek”, a probléma gyökéroka – és így a tényleges megoldás lehetősége – ugyanakkor mindvégig rejtve marad. Mekkora veszteség! 

A célok csak nagy vonalakban körülírása az nem ritkán azzal a következménnyel is jár, hogy teljesülésüket – és előre haladásukat – senki sem fogja tudni megítélni. „Munkaszerződés megkötése két műszaki előkészítővel, és beléptetésük a projekt területre” – ez konkrét cél, megvalósulása elbírálható. A kétszavas „kollégák felvétele” célkitűzésre azonban ugyanez már nem igaz. Feltehetően a napi működésben Ön is komoly különbséget lát majd aközött, hogy egy új kolléga már az üzemben dolgozik, vagy csak megállapodtak fele a foglalkoztatási feltételekben, amelyet az ő oldaláról 1 hónapos felmondási idő követ. Természetesen addig nem tudja felvenni a munkát cégében. 

Ügyeljen a kellő mértékű kontroll meglétére! 

Szinte mindegyik megbízóm listáján szerepelt a nagyobb kontrolligény. A tulajdonosok ezt elsősorban a pénzügyi területen hiányolták. Cégük jelentős gyarapodásával – érthető módon – egyre fontosabbnak tartották, hogy naprakészek legyenek az egyes üzletágaik teljesítményét illetően.  

Ön például pontosan tudja, melyik üzletága mennyivel járul hozzá a cég eredményéhez? Lehet, hogy van köztük veszteséges, de kellő kontroll hiányában nincs lehetősége ezt egzakt módon megítélni? Fontos kérdések, nemde?  

Még nagyobb hangsúlyt kapott a pénzügyi előrelátás: a várható – vagy tervezett – bevételeik ismeretében a tulajdonosok számára egyre lényegesebb lett az is, milyen forrásokat mozgósíthatnak beruházásokra anélkül, hogy veszélyeztetnék cégük likviditását. Többen voltak, akik bevallották: utólag máshogyan ütemeznék az elvégzett fejlesztéseket, mivel a kiadások átmenetileg pénzügyi nehézséget okoztak vállalatuknak. 

Amikor a kontroll mértéke elégtelen, nemcsak az üzletmenet sikerességének megítélése válik nehézzé, de égetően hiányoznak azok a mutatók is, amelyek lehetővé teszik az előre tekintést a következő hetekre, hónapokra. Ez – az adat-deficit – komoly figyelmeztető jel!  

Egy gyártó cégnél például a megrendelések számának követésével sokkal jobban tervezhető lett volna az egyébként szűkös gépkapacitás, amelyet végül nem optimálisan használtak ki – drágítva ezzel a termékeik előállítási költségét, és csökkentve a cég nyereségességét. 

Szánjon több időt a fejlesztésekre!

Mivel minden ügyfelem cége növekedési pályán halad, hihetetlenül fontos tulajdonosaiknak, hogy kollégáik kiemelten figyeljenek a fejlesztési feladataikra.  

Legtöbbször nem is az időhiány, hanem a nem megfelelő időgazdálkodási kompetencia „éget el” olyan órákat a munkanapokból, amelyeket vállalatépítési folyamatokra is fordíthatnának. A munkatársak ilyen esetekben a körülményeket vagy a túlzott terhelést okolják. Ha valóban kevés emberi kapacitás áll rendelkezésre, mérlegelni kell a bővítést.  

Ellenben szó lehet arról is, hogy a korábbi, „lazább” működéshez képest az ugrásszerű fejlődés immár koncentráltabb munkavégzést kíván meg – elsősorban – a vezetőktől. Egyik partnerünknél éppen ezért a menedzsment számára útnak indítottunk egy, az időgazdálkodási képességet, illetve a személyes hatékonyságot javító képzést. 

+1 Tűzzön ki reális célokat!

Gyakran találkoztam a menedzsment tagok részéről azzal az észrevétellel is, hogy túl- vagy épp alultervezték a céljaikat. A tulajdonosok természetszerűleg hajlamosak úgy vélekedni, hogy a cégük inkább túlteljesítsen, mint alul – csakhogy a kiszámíthatóság mindkét esetben csorbul.  

Az alultervezett célok ki nem használt lehetőségeket hagynak a rendszerben.  

A túlzó célok viszont frusztrációt kelthetnek a kollégákban. Ön hiába elégedett tulajdonosként azzal, ahol tartanak, ha beosztottjai eközben azt látják, hogy kevés kitűzött célt értek el, lelkesedésük gyorsan fogyókúrába kezd.  

Végkövetkeztetés 

Minden tanulság annyit ér, amennyit beépítenek belőle a gazdasági társaság előtt álló időszak terveibe és célkitűzéseibe. 2022 évindító workshopjain ez minden csapattal sikerült: úgy mentünk haza, hogy lényegesen pontosabb és reálisabb célokat fogalmaztunk meg. Hogy mennyire? Kiderül a negyedévi, és persze az év végi értékeléseken! 

Mit vigyen magával ebből a bejegyzésből?

• cége következő időszakának megtervezésekor mérje vissza, mennyiben érte el az előző év céljait
• a tervezés nem jóslás, hanem a legvalószínűbb, áhított kimenet előrejelzése 
• az átgondolt tervezéssel vállalkozása kiszámítható működését maximalizálja
• vállalásai legyenek pontosak, reálisak, de ne feledje a fejlesztéseket és a kontrolligényt sem